Special

F.A Q.

Obrigada!

Olá!

Primeiramente, agradeço em nome da equipe do Villarejo por escolherem nosso espaço para o seu casamento.

Em segundo, venho nos apresentar como a equipe de operações responsável pelo seu evento acontecer da melhor forma. Caso precisem de alguma informação, nós estaremos à disposição.

Entraremos em contato conforme nosso cronograma de casamentos e com antecedência suficiente para alinharmos detalhes sobre o dia do evento de vocês.

Seguem abaixo os próximos passos, e algumas regras das casas, a serem providenciados.

Atenciosamente,

Melissa Spinola
Diretora Operacional
melissa@villarejoeventos.com.br

Tuany Cristo
Gerente Operacional
tuany@villarejoeventos.com.br

PRÓXIMOS PASSOS

Quando estiver faltando de 90 a 70 dias para o seu evento nossa equipe de assessoria entrará em contato para começarem a agendar as reuniões de definição. Elas são 4 reuniões, no total, e acontecem de terça a quinta-feira, em horário a combinar.

Eventos Premium (com assessoria completa)

Primeira reunião: 90 a 70 dias antes do casamento (Somente Proposta Premium)

Na primeira reunião teremos um panorama geral do que irão escolher para o casamento. Nessa reunião, tiraremos as principais dúvidas do cardápio e já agendaremos as degustações e a reunião para definição de decoração.

 

Segunda Reunião: 70 a 50 dias antes do casamento (Somente Proposta Premium)

Na segunda reunião nos reunimos com a equipe de decoração para definirmos os detalhes da decoração, estilo, mapa do evento.  As reuniões com a equipe de decoração acontecem de terça à quinta-feira, dependendo da disponibilidade da equipe, por isso é importante agendarem com certa antecedência. Nessa reuniao também começaremos a definir o cronograma do evento e detalhes do grande dia.

 

Terceira reunião: 50 a 30 dias antes do casamento (Somente Proposta Premium)

Na Terceira reunião definiremos o cronograma detalhado, e aprovaremos as definições de decoração e cardápio. Nesse dia também faremos a reunião  para a escolha das músicas. A escolha dos estilos musicais e detalhes é feita com nossa equipe de assessoria.

 

Quarta Reunião: até 30 dias antes do casamento

Reunião final para passarmos todos os detalhes definidos anteriormente. Aprovação do cronograma final, cardápio e decoração.

 

Reunião de definições – Proposta Festa

Cerca de 30 dias antes do evento, faremos uma reunião com o produtor da casa para definirmos os detalhes da sua festa, decoração, cardápio, musicas e cronograma. Por ser uma proposta muito mais simples que a Premium, uma única reunião é suficiente para definirmos todos os detalhes.

DEGUSTAÇÕES

As degustações acontecem mensalmente (de acordo com a agenda do espaço – essas datas podem ser modificadas a qualquer momento caso surja algum evento de última hora),  em horários variáveis, normalmente aos domingos, mas pode ser alterado sem prévio aviso. É uma degustação bastante longa, com muitas opcões para degustar. Por isso é importante que leve o cardápio contratado e façam suas anotações, e tirem suas duvidas com nossa equipe de assessoria. Você pode marcar suas reuniões de definição para os dias das degustações sem problema nenhum, é só verificar algum horário disponível com seu (sua) assessor (a).

Os casais podem, no período das reuniões (a partir de 3 meses que antecedem o evento), comparecer a até 03 degustações para conhecer alguns pratos e tirar suas dúvidas para o cardápio escolhido. O cardápio dessas degustações é fixo, e você receberá os cardápios, bem como as datas das degustações já no primeiro contato da nossa equipe de assessoria, onde vocês devem passar com o máximo de antecedência possível as datas que desejam comparecer para que sejam agendadas. Essas degustações devem SEMPRE ser agendadas com o seu assessor, pois as vagas são limitadas, para garantir a qualidade do que será servido.

Por sempre fazermos tudo fresquinho e na hora, dificilmente conseguiremos tirar todas as suas dúvidas ou fazer muitos pratos em apenas uma degustação. Por esse motivo também não é possível fazer nenhuma degustação exclusiva sem custo.

Não existe nenhum custo para o casal participar das degustações durante o período de definição (até 3 degustações, agendadas durante o período de 3 meses que antecedem o evento), mas estas devem ser agendadas com antecedência pela equipe de assessoria. Caso queiram trazer algum convidado para as degustações, há um custo de R$50 por pessoa, e vocês deverão informar e confirmar com antecedência.

É muito importante que todos cheguem pontualmente à degustação, pois ela tem o cronograma muito semelhante ao de um evento, onde os pratos são feitos de acordo com o cardápio e o cronograma definidos pelo chef de cozinha, e são preparados e servidos fresquinhos, como se fosse em um evento real, mas de forma reduzida (em quantidade e tamanho das porções), por conta da duração da degustação, de aproximadamente 4 horas. Dessa forma, qualquer tipo de atraso, fará com que vocês percam os primeiros pratos servidos, e somente provem o que será servidos a partir do momento da sua chegada à degustação.

Caso façam questão de provar qualquer prato específico em uma de nossas degustações que não esteja previsto no cardápio pré definido pela casa, o valor é de R$120,00 por prato escolhido. Caso queiram uma degustação exclusiva, o valor será calculado de acordo com os pratos escolhidos e passado a vocês pela equipe de assessoria. E também, por termos um cardápio muito extenso, é impossível provarem todos os itens do cardápio.

DECORAÇÃO

Durante o período de definição, vocês terão uma reunião com nossa equipe responsável pela decoração, onde serão acertados todos os detalhes sobre a decoração que a casa oferece dentro do pacote contratado por vocês. Nessa reunião serão definidos todos os detalhes de flores, estilos de arranjos, montagem, mapa do salão etc, e após alguns dias da reunião nossa equipe montará um documento com tudo o que foi definido para ser aprovado por vocês.

A montagem do dia é feita exclusivamente pela equipe interna de decoração do Villarejo. Não é possível escolher o florista que fará a montagem no dia sob nenhuma hipótese.

Qualquer item extra (decoração aérea, locação de móveis e objetos, cortinas etc) deve ser contratado diretamente com nossos decoradores parceiros.

LISTA DE CONVIDADOS

A lista de convidados deve ser enviada formatada em ordem alfabética em Excel à equipe de assessoria que estiver atendendo ao casal, com no máximo 20 dias de antecedência com o número que fora contratado.

Caso a lista final de convidados exceda o número de convidados contratados, por favor informe o seu assessor para reorganizar o pedido junto aos fornecedores e proceder com o aumento no número de convidados.

HORAS EXTRAS

A contratação de hora adicional no fechamento tem valor de R$ 2.500,00 (por hora) ou seguindo o que fora acordado em seu contrato. Na hora adicional estão inclusos os serviços de bebidas alcoólicas e não alcoólicas, além da extensao dos rechauds da balada de massa e cremes, pelo tempo acrescido. Considerar que a cozinha fechará com 01 hora de antecedência ao término do casamento. No dia o assessor confirmará, faltando 1h para o término se há a intenção de se contratar a hora extra.

Caso a contratação da hora extra aconteça após o fechamento da cozinha, não garantimos que conseguiremos manter o lanchinho da madrugada.

Quando se contratam horas extras, o pagamento deve ser feito via cartão de crédito ou débito ao final do evento, em até 3x sem juros.

VISITAS TÉCNICAS

O ESPAÇO estará disponível para visitas técnicas de terça a sexta–feira das 11h às 17h (exceto feriados) e aos sábados conforme disponibilidade. É estritamente necessário agendar um horário para que a equipe fique à disposição. As visitas poderão ocorrer a partir do momento da assinatura do contrato, sendo necessário o pré agendamento junto à Coordenadora de Eventos do Espaço Villa da Mooca e Villa Pacaembu , porém a presença da mesma não será obrigatória.

TAXA DE ROLHA

Não cobramos rolha das seguintes bebidas alcoólicas: whisky, vinho tinto e espumante, mas para que tudo corra bem no evento, pedimos informar o tipo de bebidas que pretendem trazer, a quantidade e como preferem que cada item seja servido até a última reunião de definição.

FORNECEDORES EXTERNOS

Não nos responsabilizamos por fornecedores terceirizados. É liberada a entrada dos mesmos no dia do evento com 4 horas de antecedência do horário contratado e definido nas reuniões de definição. Em caso de bandas ou fornecedores que precisem de mais tempo para a montagem, informar a equipe de assessoria para acertarem horários. Caso seja necessário montar qualquer item antes das 4h antes do evento, será feita a cobrança do valor da diária da assessora para acompanhamento.

Não é permitido colar, fixar, pregar, ou usar a estrutura de telhado da casa para pendurar nenhum item, seja de som, luz ou decoração. 
É terminantemente proibido colar qualquer tipo de fita adesiva no chão de nossas casas, eles são de cimento queimado com um tratamento especial, que a fira tira e mancha o chão d forma irreversível. Caso algum fornecedor contratado pelo casal cole fitas no chão, a taxa para limpeza do chão e remoção das manchas é de R$ 6.000,00
Horários de Montagem/desmontagem para bandas, bares e outros fornecedores externos

Permitimos a entrada de bandas e fornecedores externos (incluindo assessoras e outros prestadores de serviço contratados pelos casais sem a interferência da casa), mas os horários de chegada,  montagem e desmontagem devem seguir algumas regras:

  • Somente será permitida a entrada de qualquer fornecedor externo 4h antes do início do evento, hora esta que nossa assessora responsável já estará no espaço para passar as informações a todos e acompanhar todo o processo de montagem, caso seja necessário. Não será permitida a entrada de nenhum prestador de serviço sem a presença da assessora.
  • Não é permitido a nenhum fornecedor modificar ou ligar nada no quadro de luz da casa sem a presença do eletricista responsável da casa. Caso seja necessário, agende com antecedência. A casa fornece estrutura suficiente, em 110v e 220v para que os fornecedores possam utilizar.
  • Bares e fotocabines/totens (e outros nao descritos) poderão montar seus equipamentos da seguinte forma:
    • em eventos com cerimônia no Local (Villa Pacaembu) – no intervalo entre cerimonia e festa (temos aproximadamente 1h para isso). Quando temos cerimonia no espaço, nao podemos deixar nada, além de estruturas de bandas, montados na área da cerimonia, para nao atrapalhar o andamento da mesma.
    • em eventos sem cerimônia (Villa Pacaembu) – nas 4h que antecedem o evento
    • No Villa da Mooca, sempre ficará tudo montado antes da cerimônia iniciar, não existe nenhuma remontagem a ser feita.
  • a desmontagem deve acontecer dentro da meia hora de tolerância para saída dos convidados e fornecedores. Caso não seja possível, deverá ser agendado um horário para desmontagem, normalmente em dias úteis e em horário comercial.
  • Não será permitido desmontarem estruturas que ultrapassem a meia hora de tolerância que a casa dá para a finalização do evento sem cobrança de hora extra. O valor para acompanhamento da desmontagem no dia do evento é de R$ 300,00 por hora para ter um responsável e um segurança acompanhando esse processo.
  • A desmontagem sem cobrança de nenhum valor adicional, em caso de termos evento no dia seguinte deverá acontecer das 9h às 11h do dia seguinte, e caso não tenhamos evento, de segunda à sexta das 9h às 18h. Esse horário deverá sempre ser agendado e confirmado com o espaço
  • Não nos responsabilizamos por nenhum tipo de objeto levado ou esquecido por qualquer fornecedor externo
REGRAS PARA BANDAS E ESCOLAS DE SAMBA

Os espaços não dispõem de camarins exclusivos para bandas, nem de um funcionário à disposição de fornecedores.

Caso contratem alguma banda, os integrantes serão servidos ou antes do evento começar, juntamente com a nossa equipe, ou no mesmo horário dos convidados. Não há possibilidade de se adiantar nenhum prato ou de se fazer qualquer serviço específico ou diferenciado para bandas ou quaisquer fornecedores contratados.

Caso sua banda tenha algum tipo de exigência, informar ao assessor, que te orientará como deve prosseguir.

Caso o volume do som esteja muito acima do permitido (lei do psiu), informaremos o responsável pela banda contratada para que seja corrigido. Caso não haja acordo nesse sentido, o som será desligado. Lembre-se: esse é o único motive pelo qual uma festa pode ser encerrada abruptamente, as casas possuem isolamento acústico, mas existe um limite de decibéis que o isolamento suporta, não podemos ultrapassar esse limite.

É expressamente proibido, principalmente às escolas de samba, que façam batucadas ou barulhos na rua, para não incomodar vizinhos. Isso pode gerar multas ao casal, e vale a mesma regra para a lei do psiu do item anterior.

Caso vocês contratem alguma banda ou escola de samba, favor enviar o contato dos responsáveis para a equipe de assessoria, para que possamos enviar as regras a eles e não termos nenhum problema no dia.

HORÁRIOS DE INÍCIO E FIM

O evento tem duração de 6 horas por padrão (proposta Premium) e de 5 horas por padrão (proposta festa), com possibilidade de contratação de horas extras, caso considerem necessário.

Oferecemos como cortesia aos casais meia hora no início (para que os convidados cheguem e se acomodem) e meia hora após o término do evento (para desmontagens e esvaziaro o salão. Durante esse período nada será servido.

Esses horários devem ser estipulados nas reuniões de definição. Após o fim do evento, caso passem de meia hora de tolerância para os convidados saírem, o espaço cobrará uma hora extra do casal, em boleto bancário com vencimento para 20 dias após o evento.

ITENS NÃO FORNECIDOS PELO ESPAÇO

Nossa proposta é bastante completa, mas alguns itens o casal deverá providenciar (opcionalmente): vestido de noiva, cinegrafista, convite, menu de mesas, acessórios, bouquet, celebrante, padre ou juiz de paz, dia de noiva e topo de bolo. Solicite ao seu assessor a lista dos fornecedores que indicamos.

GRATUIDADES

Noivos, fornecedores externos (limitados até 10 pessoas, que serão servidos como os convidados, mas sem uma mesa exclusiva, e sem bebidas alcoólicas) durante o momento da prestação do serviço (por exemplo: celebrantes, orquestras de cerimonia assim que finalizarem seus trabalhos não podem ficar para o evento, mas fotógrafos, bandas, etc serão servidos normalmente), e crianças com até 06 ou 10 anos de idade (de acordo com o seu contrato e tipo de evento contratado).

MONTAGEM DO EVENTO

A logística, formatação e montagem do evento são de responsabilidade do Villa da Mooca e Villa Pacaembu.

Os noivos ou pessoas contratadas, como assessoras não são autorizados a mudar móveis, objetos de decoração, entre outros itens que pertencem à decoração e cenografia da casa. Também não são autorizados a interferir no andamento da montagem do evento.

A  montagem de mesas e cadeiras, bem como a cerimônia iniciam cerca de 1h30min antes do início do evento, e é terminantemente proibido a qualquer fornecedor interferir nesse processo ou horário.

No caso de contratação de decoração externa, o Villa da Mooca e Villa Pacaembu não se responsabilizam pela montagem, remontagem e desmontagem da mesma. Além disso, os itens devem ser retirados em horário agendado com o espaço.

MESAS E CADEIRAS

O espaço fornece mesas e cadeiras em quantidade suficiente para a quantidade de convidados contratada, com um acréscimo de 10% na quantidade total (por exemplo: caso contratados 100 convidados, teremos uma media de 110 lugares) + uma mesa para staff (fotógrafos, cinegrafistas, bandas etc).

Caso achem necessário colocar quantidade maior de mesas e cadeiras, se informar sobre valores correspondentes.

ENTREGAS DE ITENS PARA OE VENTO

Caso queiram trazer itens para usarmos no evento (como acessórios, bebidas, topo de bolo, adereços de pista etc.), o casal deverá agendar previamente com o assessor uma data e horário para a entrega dos itens, que deverão ser verificados e contados, e essas quantidades documentadas. Não é permitida a entrega de nenhum ítem sem a presença do assessor. Caso as agendas não casem, o casal deve trazer uma lista com tudo o que está sendo entregue, para que um funcionário confira no momento da entrega.

UTILIZAÇÃO DA SALA DA NOIVA - VILLA PACAEMBU

Nós não cobramos nada pela utilização da sala da noiva no Villa Pacaembu, apenas cedemos o espaço. Caso queiram, podem levar suas equipes para se arrumarem. É uma sala grande, ideal para até 8 pessoas se arrumarem, no máximo.

  • Liberamos a utilização da sala da noiva 4h antes do evento iniciar, não sendo possível a liberação antes desse horário sem o casal fechar as horas extras diretamente com a equipe de assessoria/produção para que seja providenciada a abertura da casa no horário necessário.
  • A equipe de assessoria da casa chega aproximadamente 2h antes do evento começar para a checagem de todos os itens combinados nas reuniões de definição. A equipe de assessoria, no dia do casamento é a responsável pelo seu evento acontecer da melhor forma possível, deixem eles executarem suas funções, sem nenhum tipo de interferência.
  • Não fica nenhuma pessoa à disposição da noiva e convidadas durante esse período, apenas cedemos o espaço.
  • O espaço não fornece nenhum tipo de lanche nesse período.
GERADOR E QUADRO DE ENERGIA

O gerador da casa é para uso exclusivo em caso de falta de energia da Eletropaulo. Não é permitido o uso do gerador em nenhuma outra situação que não esteja previamente acordada e autorizada por escrito. Sujeito a multa de R$2.500,00 + conserto de qualquer dano causado por essa interferência não autorizada.

Não é permitido a nenhum fornecedor mexer, ligar ou modificar qualquer coisa em nosso quadro de energia sem a presença de nosso eletricista para tal. Caso ache que seja necessário, marque uma reunião com nosso técnico que ele passará informações mais precisas.

EMPRESAS IMPEDIDAS DE PRESTAR SERVIÇOS EM NOSSAS CASAS
Essas empresas listadas abaixo estão impedidas de prestar serviço em nossas casas por tempo indeterminado, por já termos tido algum problema de conduta ou prejuízo aos eventos de alguma forma. Caso queiram, podemos justificar cada ocorrência em reunião com nosso departamento operacional:

 

I&R Assessoria (Ingrid Lima Pessoa Assessoria) – Assessoria e Cerimonial (contratos fechados a partir de 15/07/2018)

Double Bar – Bartenders (contratos fechados a partir de 01/06/2017)

Call Eventos – Assessoria e Celebrantes (contratos fechados a partir de 20/05/2016)

Blue Wedding Design – Assessoria (contratos fechados a partir de 01/06/2017)

Karina Montoro – Assessoria (contratos fechados a partir de 01/02/2017)